Stichting Stedenband Veenendaal - Olomouc

BELEIDSPLAN 2013-2017

Inleiding

Op 18 juli 2013 is de Stichting Stedenband Veenendaal-Olomouc officieel van start gegaan door ondertekening van een notariële oprichtingsacte.

De stichting neemt de taken over van het door de gemeenteraad Veenendaal op 16 december 1993 ingestelde Platform Stedenband Veenendaal-Olomouc.

Nu deze stichting geheel los is komen te staan van de Gemeente Veenendaal is het de taak van het bestuur om geheel zelfstandig een beleidsplan te maken en vast te stellen.

Het voorliggende beleidsplan betreft de periode 2013-2017 vanaf de oprichting en wordt jaarlijks bijgesteld.

Doelstelling

De doelstelling van de stichting volgens de statuten is:

Het ontwikkelen, stimuleren en duurzaam onderhouden van de vriendschappelijke betrekkingen tussen de gemeenten Veenendaal en Olomouc op het gebied van kunst, cultuur, muziek, sport, recreatie, onderwijs, mensontwikkeling, bedrijfsleven, economische betrekkingen, gezondheidszorg, welzijn, politiek, onderlinge relaties tussen gemeenten, levensbeschouwing en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.

Financiële middelen

De stichting heeft geen winstoogmerk. Het vermogen van de stichting wordt gevormd door de bij de oprichting ingebrachte liquide middelen van het platform, subsidies, sponsorgelden, giften, donaties en opbrengsten van activiteiten. De stichting ontvangt geen structurele subsidie van de gemeente Veenendaal.

Het bestuur heeft ervoor gekozen om activiteiten vooraf af te stemmen met de partnergemeente Olomouc en afspraken te maken over taak- en kostenverdeling, rekening houdend met onze bijdrageregeling en de beschikbare financiële middelen.

Zodra de ANBI status is verkregen zal een commissie fondswerving worden ingesteld. Tevens zal onderzocht worden of er geld kan worden gegenereerd door oprichting van ‘vrienden van de stedenband Veenendaal-Olomouc’, in welke vorm dan ook.

Uitgangspunten beleid

Bij het maken van dit beleidsplan 2013-2017 hebben we ons laten leiden door de volgende uitgangspunten:

1. Aan welke activiteiten (uitwisseling en projecten) en op welke maatschappelijke terreinen is in Olomouc behoefte?
2. Idem, maar dan voor Veenendaal?
3. Welke activiteiten zijn (relatief) het gemakkelijkst te “matchen”?
4. Liever resultaten op een klein aantal terreinen dan halve resultaten op vele terreinen.

Bedacht moet worden dat de stedenband de laatste jaren enigszins gestagneerd is en dat het daarom meer dan wenselijk is wanneer er op korte termijn resultaten geboekt worden.

Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat de huidige burgemeester van Veenendaal een bezoek heeft gebracht aan Olomouc en zich zal inzetten voor het bevorderen van de stedenband.

Speerpunten 2013-2017

1. Stageplaatsen in Veenendaal

Door de Faculteit Nederlands van de Palacky-universiteit in Olomouc is gevraagd naar de mogelijkheden om studenten Nederlands gedurende de zomerperiode stage te laten lopen in Veenendaal. Het gaat om een stage van drie maanden met een beurs voor de stagiaires vanuit het Erasmusfonds.

Vanaf 2014 worden deze stages jaarlijks door de stagecommissie van het bestuur  georganiseerd. . Er wordt een contract opgesteld tussen het stagebedrijf, de student en de universiteit. Het bestuur heeft een bemiddelende en toezichthoudende taak in deze.

2. Jongeren

Het is belangrijk wanneer de leeftijdscategorie “jeugd/jongeren” vertegenwoordigd is in de uitwisselingen tussen de twee steden. In het (recente) verleden zijn er contacten geweest tussen de twee vertegenwoordigende jongerenorganen. Daarbij is de wens uitgesproken tot continuering van deze contacten.

In samenwerking met beide organen wordt onderzocht op welke manier de contacten kunnen worden hernieuwd.

3. Kunst en muziek

De stad Olomouc kent een rijk cultureel leven. Dat geldt zowel voor de professionele kunst als de amateurkunst. Op dit moment zijn er via de kunstroute regelmatig exposities en neemt men ook deel aan het amateurkunstfestival.

4. Sport

Vanaf 2014 nemen hardlopers uit Veenendaal deel aan de halve marathon van Olomouc. Vanaf 2015 nemen triatleten uit Olomouc deel aan de Triatlon van Veenendaal. Getracht wordt om ook triatleten uit Veenendaal te interesseren voor deelname aan de Triatlon in Olomouc en hardlopers uit Olomouc te laten meelopen aan loopevenementen in en rond Veenendaal.

Voorts zullen besturen van schaak-, atletiek- en tennisverenigingen aan elkaar voorgesteld worden met als doel een mogelijke duurzame stedenbandrelatie.

5. Public relations

In 2015 is er binnen het bestuur een commissie PR ingesteld met als doel de PR-functie te verbeteren en optimaliseren, door o.a.

• Het verzorgen van perspublicaties over activiteiten rond de stedenband
• Het verzorgen van een nieuwsbrief voor betrokkenen en burgers
• Het inrichten en onderhouden van de website en facebookpagina
• Het verzorgen van folders en voorlichtingsmateriaal e.d.

Kostenstructuur

Naast beperkte algemene kosten (bank- en bestuurskosten) is de grootste kostenpost het bezoek van delegaties uit en naar Olomouc. Daarnaast zal geld gereserveerd worden voor de kosten van de te organiseren activiteiten in het kader van ons 25 jarig jubileum in 2018. Een derde grotere post betreft publicatiekosten: website, nieuwsbrieven, folders, etc.

Bestuursleden ontvangen geen beloning in geld of natura.

Er geldt een bijdrageregeling voor uitwisselingen en activiteiten.

Administratieve organisatie

Na afloop van het jaar stelt de penningmeester de concept jaarrekening op en legt die ter controle voor aan de kascontrole commissie. Deze commissie bestaat uit twee leden, die niet in het bestuur zitten.

Jaarlijks wordt één lid vervangen door een ander. De commissie controleert de jaarrekening aan de hand van de administratie en de onderliggende stukken en keurt de stukken goed in een verklaring. Op basis hiervan wordt in de vergadering de jaarrekening goedgekeurd en de penningmeester decharge verleend.

Dit beleidsplan is vastgesteld door het voltallige bestuur op 20 april 2016